Każda firma jest zobowiązana do przestrzegania RODO. Chodzi nie tylko o właściwe przetwarzanie danych osobowych czy ochronę przed dostaniem się poufnych informacji w niepowołane ręce, ale również o niszczenie dokumentów w odpowiedni sposób. Dlaczego to takie ważne? Jak przeprowadzić skuteczną utylizację druków? Zapraszamy do lektury artykułu!
Niszczenie dokumentacji a bezpieczeństwo danych
Firmowe akta mogą zawierać poufne informacje, takie jak imiona i nazwiska, numery PESEL, adresy czy numery telefonów. Jeśli takie dane dostaną się w niepowołane ręce, mogą ucierpieć osoby, których one dotyczą. W konsekwencji na firmę zostaną nałożone kary finansowe oraz utraci ona zaufanie klientów, na które pracowała nieraz latami.
Jak zapobiec tego typu sytuacjom? Umowy, faktury i inne druki zawierające wrażliwe informacje należy usuwać po okresie obowiązkowego przechowywania w sposób, który uniemożliwi odtworzenie zawartych w nich danych.
Nie należy zwlekać z niszczeniem dokumentów, które uległy przedawnieniu. Usuwając regularnie zdezaktualizowane akta, łatwiej zachowasz porządek w archiwum. Ponadto druki nie będą narażone na ewentualną kradzież.
Jak przeprowadzić niszczenie dokumentów bezpiecznie i efektywnie?
Wiesz już, jak duże znaczenie ma utylizacja firmowych akt. Pora zastanowić się, jak przeprowadzić ją we właściwy sposób.
Utylizacja we własnym zakresie
Możesz samodzielnie usunąć zdezaktualizowaną część archiwum za pomocą niszczarki do dokumentów. Pamiętaj jednak, by wybrać urządzenie, które rozdrobni papier na wystarczająco małe ścinki. Do większości firmowych druków wystarczający będzie model o klasie P-4 (DIN 4). Jeśli kawałki papieru będą zbyt duże, poufne informacje mogą zostać odczytane. Utylizacji trzeba poddać nie tylko druki, ale również płyty CD, pendrivy czy inne nośniki danych.
Należy pamiętać, że proces nie może być przeprowadzany w obecności osób trzecich (klientów, kuriera, pracowników firmy sprzątającej itp.). Niedopuszczalne jest również pozostawienie umów czy ksiąg rachunkowych na widoku i udanie się na przerwę.
Outsourcing usuwania archiwów
Jeśli na utylizację czekają całe stosy papierów, warto zlecić niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie. Profesjonaliści przeprowadzą cały proces zgodnie z obowiązującymi normami. Zbędne akta przekażesz w specjalnych pudłach dostarczonych przez usługodawcę. Prosto z pojemników trafią one do przemysłowej niszczarki, która rozdrobni je szybko i efektywnie. Na koniec otrzymasz certyfikat, potwierdzający, że proces przebiegł zgodnie z przepisami. Nie musisz obawiać się wycieku wrażliwych danych, a ponadto oszczędzasz czas i pieniądze na utylizację ścinków.
Niewłaściwe niszczenie dokumentów grozi wyciekiem poufnych danych, co z kolei może doprowadzić do nałożenia kar finansowych i utraty dobrego imienia przedsiębiorstwa. Warto więc podejść do utylizacji poważnie, niszcząc akta samodzielnie w odpowiedniej niszczarce lub korzystając z usług zewnętrznej firmy.
