Cykl życia dokumentu najczęściej ma charakter zamknięty. Tylko nieliczne archiwizowane są wieczyście, co jest zadaniem dla archiwum państwowego. Pozostałe natomiast można zniszczyć po upływie terminu przedawnienia. Trzeba jednak pamiętać, że jest on różny dla innych rodzajów dokumentów. Sprawdź, kiedy można je bezpiecznie zniszczyć.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty w firmie?
Okres przechowywania dokumentów firmowych najczęściej wynosi 5 lat. Tyle właśnie archiwizujemy dokumentację księgową, podatkową, dotyczącą reklamacji czy obsługi sprzedawanych urządzeń. Warto też pamiętać o szczególnych rodzajach dokumentów, które mamy obowiązek przechowywać dłużej. Są to akta osobowe, które pracodawca archiwizuje 10 lub 50 lat. Okres 10-letni dotyczy również umów handlowych. A czy jakieś dokumenty można przechowywać krócej? Tak – są to dane związane z prowadzonym postępowaniem rekrutacyjnym (przechowujemy je rok) i niektóre dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (archiwizacja trwa 3 lata). Chcesz wiedzieć, jak prawidłowo archiwizować akta? Sprawdź na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/.
Jak liczyć okres przechowywania dokumentów?
Niszczenie dokumentów może mieć miejsce dopiero po upływie terminu przedawnienia. Liczymy go na dwa sposoby, w zależności od rodzaju dokumentu:
- od momentu wystąpienia zdarzenia – wygaśnięcia stosunku pracy, zakończenia rekrutacji, organizacji wydarzeń o charakterze integracyjnym,
- od końca roku, w którym miast miejsce zdarzenie gospodarcze – na przykład od końca roku, w którym upłynął termin podatku.
To ważne, aby dla każdego rodzaju dokumentu poznać przypisany mu sposób obliczania terminu przedawnienia. Drugi z wymienionych ma zastosowanie przede wszystkim w stosunku do dokumentacji finansowej, podatkowej i księgowej.
Kiedy można zniszczyć dokumenty firmowe?
Dokumenty firmowe powinny zostać zniszczone bezpośrednio po upływie terminu przedawnienia. W niektórych przedsiębiorstwach są przechowywane dłużej, co jest błędem. Takie postępowanie naraża na wyciek danych, a dodatkowo może być kosztowne. Niszczenie danych może przebiegać na wiele sposobów. Poznaj je na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/ i wybierz najdogodniejszy dla swojej firmy. Pamiętaj, że niektóre dokumenty niszczymy w trakcie roku kalendarzowego, inne dopiero po jego zakończeniu. Prawidłowe wyznaczenie dat przy rozpoczęciu archiwizacji to klucz do sprawnej utylizacji danych.
